Audit de formation et gains chez Frontmatec

Octobre 2017 - Article rédigé par Clara Sabourin, Conseillère en ressources humaines – Développement de talents, en collaboration avec l'Équipe d'HumEng.

Qui est Frontmatec?

Frontmatec est un leader international en conception de plans d’aménagement d’usine et en fabrication d’équipements de haute qualité pour l’industrie alimentaire et des services publics, offrant des solutions logistiques et d’automatisation personnalisées allant de la conception au service après-vente. Nos systèmes reconnus pour leur qualité supérieure sont déployés dans l’ensemble de la chaîne de valeur l’industrie de la viande : du classement des carcasses aux lignes d’abattage, de découpe et désosse, en passant par les produits hygiéniques, les systèmes de contrôle et la logistique.

Flexible et dévouée, notre équipe s’active sur plus de 20 sites dans 10 pays différents.

Contexte de l’entreprise et des enjeux de main d’œuvre

Au cours des dernières années, notre usine de St-Anselme a vu son équipe passer de quelques employés à plus de 300, pour pouvoir réaliser des projets de grande envergure comme la conception, la fabrication et l’installation de plusieurs grandes usines complètes chaque année.

Au tout début, les employés de la compagnie acquéraient une expertise très technique de notre domaine par la polyvalence (dessins d’ingénierie, rencontres client, tester les pièces dans l’usine et participer aux installations). Par contre, en 2016 où nous étions en pleine croissance, nous nous sommes retrouvés avec une équipe où 50% de nos employés avaient moins d’un an d’expérience et l’expertise menaçait de se dissiper.

Malgré cette importante croissance de l’équipe, nous avions encore besoin d’embaucher un grand nombre de dessinateurs et devions leur transmettre rapidement les connaissances de l’industrie, afin de maintenir notre position sur le marché et de répondre à la forte demande. Nous avons vécu le même phénomène à tous les niveaux de notre entreprise, dans tous les départements, mais nous avons ciblé la démarche avec HumEng sur le département le plus critique, les dessins mécaniques.

La problématique

Au moment de notre rencontre avec les experts d’HumEng, nous venions de grossir l’équipe de dessinateurs de plus de 50% et d’ouvrir un quart de travail supplémentaire de soir, sur lequel travaillait pratiquement que des nouveaux employés.

Nos dessinateurs avec plus d’ancienneté étaient habitués de travailler sur différents types d’équipements, passant du plus simple au plus complexe ; dessin de convoyeur et de plate-forme, conception de machines automatisées, intégration des lignes complètes 3D, paramétrisation, etc. Par contre, dans le contexte actuel, il n’était plus possible de fonctionner de cette façon.

Malgré plusieurs outils mis en place ; grilles de compétences, plans d’intégration et de formation, un répertoire des normes de dessin sous forme de wiki, mise en place de supports techniques et de correcteurs de dessins, etc. Encore trop de problèmes d’uniformité de nos dessins et de respect des normes de dessin amenaient un taux de reprises élevé. Nous devions rehausser le niveau de performance de l’ensemble du personnel du département de dessin de détails pour diminuer le taux de reprise et le taux d’erreurs envoyées en production.

Processus d'audit de formation, recommandations et plan d’action

Le processus d’audit d’HumEng consiste à analyser le processus et les outils de formation actuels afin de formuler des recommandations permettant d’atteindre les objectifs visés.

Constats

HumEng, suite à cet audit, a fait les constats suivants :

1- Suivi du développement des dessinateurs non optimal

Beaucoup d’éléments avaient été mis en place pour assurer l’intégration de nouveaux dessinateurs, mais le suivi de leur développement n’était pas fait en lien avec l’atteinte des objectifs. Dans les faits, l’accent était plus mis sur la correction des dessinateurs et aucun indicateur de la progression n’était accessible pour le dessinateur ou le superviseur, avant l’étape finale de correction.

2- Parcours d’évaluation des dessinateurs non standardisé

En effet, les dessinateurs étaient initialement évalués de façon informelle par leurs superviseurs ; ceux-ci n’ayant pas d’outil d’évaluation standardisés, se basaient sur leur expérience, ce qui créait des évaluations non uniformes.

Objectifs spécifiques

• Augmenter les activités de formation auprès des dessinateurs afin de rehausser le niveau de compétences de l’ensemble du personnel du département de dessin de détails.
• Diminuer le nombre de corrections de dessins.
• Augmenter le taux d’uniformité et de respect des conventions.
• Assurer la standardisation entre les quarts de travail.

Recommandations

L’approche d’HumEng, vise l’atteinte des objectifs poursuivis par la structuration du système de développement et d’évaluation des compétences en milieu de travail.

Étapes de la démarche structurée standard

• Identifier les besoins
• Évaluation (Constat : où l’on en est)
• Identification des écarts en lien avec le niveau visé
• Formation standardisée en lien avec les meilleurs pratiques (théorie)
• Formation et évaluation pratique :

a. Regarder faire
b. Faire avec supervision
c. Faire seul

Les recommandations d’HumEng sont de :

1. Définir les différents niveaux de compétences des dessinateurs, en fonction de la complexité des items à dessiner, permettant de favoriser une progression contrôlée des apprentissages de notre équipe.
2. Élaborer un processus d’évaluation standardisé des dessinateurs en utilisant les correcteurs et les superviseurs.

Implantation de la solution proposée par l’équipe formation Frontmatec

L’ensemble de l’organisation de notre production (ingénierie et usine) a été repensée et une nouvelle structure par cellules de travail a été mise en place. La cellule est une petite équipe de 3 à 10 personnes, toutes installées à proximité et qui travaillent sur le même type d’item.

L’équipe est en mesure de s’organiser par elle-même à l’aide de différents outils de communication et de planification. La composition de l’équipe et la planification de leur travail ne doit pas changer pendant la semaine. Par contre, les membres de l’équipe peuvent être appelés à travailler dans une autre cellule, afin de balancer le travail.

Cette réorganisation a requis un travail supplémentaire au niveau de la planification des projets donnés aux dessinateurs car dorénavant, les dessinateurs mécaniques, soudeurs et assembleurs deviennent spécialisés à leur cellule de travail, avant de transférer à une autre cellule et devoir apprendre à nouveau les normes, convention de dessins et compétences particulières à cette nouvelle cellule de travail. La polyvalence de nos employés n’est pas pour autant mis de côté, mais sera faite de manière plus contrôlée.

Des gains significatifs !

Suite à ce changement important, les gains ont été majeurs et rapidement observables. L’efficacité de notre équipe de dessin a grimpée et les dessins sont effectués en 50% moins de temps. Par exemple, en 2016, 30% d’un projet était consacré au dessin et en 2017, il est de 12.6%.

Un fort sentiment d’appartenance des membres de l’équipe s’est développé et les dessinateurs spécialistes éprouvent une grande fierté quant à leur travail dans la cellule.

De plus, grâce à l’accès à une vue d’ensemble en temps réel de tous les items à dessiner, la proactivité s’est développée face aux problèmes rencontrés et aux priorités à traiter.

Cette réorganisation complète de gestion de notre production était obligatoire en raison de la croissance majeure de notre organisation et nous en sommes à finaliser la mise en place de notre nouvelle structure. Nos employés ont fait preuve de beaucoup de collaboration, de créativité et de détermination dans cette démarche, tout en faisant face à une énorme charge de travail.

Ce n’est pas pour rien qu’on qualifie nos employés de superhéros!